Hệ thống điện thoại nội bộ

Hệ thống mạng điện thoại nội bộ của trường Đại Học Bách Khoa Tp.Hồ Chí Minh được quản lý, giám sát và duy trì bởi Ban Quản Lý Mạng Trường. Mục tiêu là cung cấp cho toàn trường một mạng thông tin liên lạc hiệu quả, nhằm phục vụ tốt cho công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, và quản lý trong trường.Để đạt được những lợi ích thông qua việc sử dụng mạng điện thoại, đồng thời đảm bảo cho mạng điện thoại của trường hoạt động tốt và ngày càng phát triển, các đơn vị sử dụng phải tuân theo những qui định được nêu ra trong bản qui chế này.

Mục tiêu sử dụng

Hệ thống mạng điện thoại nội bộ của trường Đại Học Bách Khoa Tp.Hồ Chí Minh được xây dựng với những mục đích chính sau đây:

• Phục vụ công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học.
• Phục vụ cho việc điều hành và quản lý các công việc của trường.
• Phục vụ cho việc thông tin liên lạc giữa các đơn vị trong trường và ngoài trường.

Định mức kết nối

Các khoa,trung tâm có chức năng đào tạo

- Ban chủ nhiệm khoa, trung tâm: 1 điện thoại / người

- Bộ môn: 1 điện thoại / bộ môn

- Phòng thí nghiệm cấp khoa: 1 điện thoại / phòng

- Văn phòng khoa: 1 điện thoại

- Giáo vụ khoa: 1 điện thoại

- Văn phòng đoàn thanh niên: 1 điện thoại

- Phòng công tác sinh viên (nếu có): 1 điện thoại

- Thư viện (nếu có): 1 điện thoại

Các phòng ban

- Trưởng phòng ban: 1 điện thoại

- Phó phòng ban: 1 điện thoại / người

- Các phòng làm việc: 1 điện thoại / phòng

Các trung tâm

- Trưởng trung tâm: 1 điện thoại

- Phó trung tâm: 1 điện thoại / người

- Văn phòng: 1 điện thoại

Ghi chú:

Định mức này được áp dụng để Ban Quản Lý Mạng xem xét khi thiết kế và dự toán kinh phí phát triển mạng cho các đơn vị hàng quý. Nếu đơn vị nào đăng ký kết nối mạng (máy tính, điện thoại) ngoài định mức thì đơn vị phải chịu toàn bộ chi phí để thực hiện kết nối mạng đó.

Hướng dẫn sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ

a. Gọi nội bộ trong trường

- Từ một máy nội bộ trong trường, để thực hiện cuộc gọi đến máy nội bộ khác chỉ cần quay số nội bộ cần gọi. Danh sách các số điện thoại nội bộ có thể tra cứu theo Danh Bạ Điện Thoại Nội Bộ của trường.

- Ví dụ : Từ một máy điện thoại nội bộ trong trường gọi đến Ban Quản Lý Mạng, bấm 5200 hoặc 5204.

b. Thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài trường

- Từ một máy điện thoại nội bộ trong trường, để gọi ra số điện thoại bên ngoài trường, thực hiện cách quay số như sau:

• Gọi nội hạt và liên tỉnh

• Gọi di động

- Ví dụ:

• Muốn gọi số máy 3823 4567 ở Tp.HCM : bấm 9 3823 4567

• Muốn gọi số máy 3823 4567 ở Hà Nội : bấm 9 04 3823 4567

• Muốn gọi số máy đi động 0901 234 567 : bấm 9 0901 234 567

c. Thực hiện cuộc gọi từ bên ngoài vào trường

1. Quay số điện thoại của trường Đại Học Bách Khoa Tp.Hồ Chí Minh : (84-38.647.356)

2. Nghe lời chào từ phía tổng đài

3. Quay số điện thoại nội bộ cần gọi

- Ví dụ: Gọi vào số điện thoại 5200 của Ban Quản Lý Mạng

• Từ điện thoại cố định thuộc TP.HCM : Bấm 38.647.256 – nghe lời chào – bấm 5200.

• Từ điện thoại cố định thuộc các tỉnh thành khác hoặc từ điện thoại di động, Bấm 08.38.647.256 - nghe lời chào - bấm 5200

Thủ tục đăng ký các dịch vụ điện thoại nội bộ và yêu cầu sữa chữa điện thoại nội bộ

Qui trình đăng ký lắp đặt điện thoại mới

• Để lắp đặt điện thoại mới, đơn vị sử dụng phải làm công văn (nêu lý do, vị trí lắp đặt) gửi Ban Quản Lý Mạng để xem xét giải quyết.

• Kể từ ngày nhận được công văn yêu cầu lắp điện thoại mới của đơn vị sử dụng. Trong thời hạn một tuần, Ban Quản Lý Mạng sẽ phản hồi lại bằng công văn và sẽ tiến hành lắp đặt điện thoại mới ngay sau đó nếu công văn trên được chấp nhận.

Qui trình đăng ký các dịch vụ cộng thêm

• Để sử dụng các dịch vụ điện thoại như gọi ra ngoài, khoá gọi ra ngoài… Đơn vị sử dụng phải đăng ký theo mẫu đăng ký của Ban Quản Lý Mạng.

• Nhận mẫu đăng ký tại Ban Quản Lý Mạng hoặc có thể tải xuống từ địa chỉ: http://www.hcmut.edu.vn/page/bieu-mau

• Sau khi đã ghi đầy đủ thông tin vào mẫu đăng ký dịch vụ, đơn vị sử dụng nộp lại cho Ban Quản Lý Mạng Trường, dịch vụ sẽ được mở và có thể sử dụng trể nhất sau 02 ngày kể từ ngày Ban Quản Lý Mạng nhận được mẫu đăng ký dịch vụ trên.

 Lưu ý:

• Trên các mẫu đăng ký dịch vụ đều có hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ đó, do vậy người sử dụng nên photocopy và lưu lại một bản để biết cách sử dụng dịch vụ sau này.

• Khi người sử dụng kích hoạt các dịch vụ cộng thêm như chuyển cuộc gọi, chống quấy rối…, phải nhớ hủy bỏ ngay khi không dùng dịch vụ này nữa, nếu không sẽ không nhận được cuộc gọi đến máy mình.

Qui trình di dời máy điện thoại sang vị trí mới

• Việc di dời điện thoại sang vị trí mới, đơn vị sử dụng phải làm công văn (nêu rõ lý do, vị trí hiện tại đặt máy và vị trí cần di dời đến) gửi Ban Quản Lý Mạng Trường xem xét.

• Mọi chi phí (về nhân công và vật tư) đơn vị sử dụng phải chi trả toàn bộ cho việc di dời điện thoại sang vị trí mới.

Qui trình xử lý sự cố lổi

• Các sự cố về mạng điện thoại, đơn vị sử dụng phải ghi đầy đủ thông tin vào mẫu thông tin sự cố. Mẫu này đã có sẵn trên mạng tại địa chỉ: http://www.netadm.hcmut.edu.vn/page/bieu-mau, hoặc có thể liên hệ với Ban Quản Lý Mạng Trường để nhận mẫu này. Các đơn vị có thể photocopy mẫu này thành nhiều bản để dùng khi có sự cố xảy ra.

• Các đơn vị nộp mẫu này tại Ban Quản Lý Mạng Trường, khi nhận được mẫu thông báo về sự cố điện thoại của các đơn vị, Ban Quản Lý Mạng sẽ xác định, kiểm tra sự cố và tiến hành khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất.

• Số điện thoại nóng để liên hệ khi cần: 5200.

Qui định về cước phí gọi điện thoại

• Các đơn vị sử dụng phải trả chi phí gọi điện thoại của đơn vị mình tại Phòng Kế Hoạch Tài Chính, nếu tiền cước điện thoại trong tháng đó vượt quá định mức do trường qui định.

• Định mức gọi điện thoại được tính chung cho các đơn vị không tính riêng cho từng máy.

• Hoá đơn tiền cước điện thoại sẽ được gửi xuống các đơn vị sử dụng theo định kỳ 6 tháng( 6 tháng đầu năm và sáu tháng cuối năm)

• Đơn vị sử dụng có thể xem thông tin cước chi tiết của từng số điện thoại tại địa chỉ: http://www.netadm.hcmut.edu.vn

• Tham khảo bảng định mức sử dụng điện thoại mới của các đơn vị trong trường tại địa chỉ: http://www.netadm.hcmut.edu.vn

• Đơn giá cước điện thoại được tính theo qui định của Tổng Công Ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam.

Lưu ý

• Tùy tình hình phát triển mạng điện thoại trong trường và theo thời gian, Bản Qui định này sẽ được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.

• Ban Quản Lý Mạng Trường sẽ đề nghị và Hiệu Trưởng là người có quyền quyết định thay đổi và sữa chữa qui chế này để phù hợp với tình hình thực tế.

• Những qui định và các loại biểu mẫu được nhắc trong tài liệu này đều sẵn có trên mạng. Văn bản được lưu với mẫu định dạng sẵn và có thể truy cập qua Web.

• Mẫu đăng ký dịch vụ hợp lệ là phải có chữ ký, ghi rõ họ tên và đúng chức danh như đã ghi trong mẫu đăng ký.

• Những vấn đề liên quan đến mạng điện thoại nội bộ, việc sử dụng và những kế hoạch trong tương lai xin liên hệ trực tiếp đến Ban Quản Lý Mạng Trường theo địa chỉ : Ban Quản Lý Mạng, Phòng 109 - Dãy nhà A5. ĐT nội bộ: 5204, 5200