Nhập điểm trực tuyến

Giới thiệu

Theo quy định của nhà trường, kể từ Học kỳ 2/2014-2015, việc nộp điểm của Giảng viên (GV) có thể tiến hành trực tuyến. Công cụ Nhập điểm trực tuyến này đang được cung cấp tại Cổng ứng dụng My Bách Khoa.

Hướng dẫn sử dụng

Đăng nhập

Người dùng khi vào ứng dụng sẽ được yêu cầu đăng nhập dùng hệ thống xác thực tập trung.

Giao diện chính

Giảng viên chọn hình Nhập điểm trực tuyến để bắt đầu vào hoặc chọn Nhập điểm trực tuyến trên thanh công cụ. Để đăng xuất, chọn nút đăng xuất ở góc trên phải màn hình. Để đọc Hướng dẫn sử dụng, chọn nút hình dấu chấm hỏi kề bên nút đăng xuất.

Màn hình chính

Chọn Học kỳ nhập điểm

Giảng viên chọn Học kỳ nhập điểm từ danh sách các học kỳ. Mặc nhiên hệ thống hiển thị học kỳ mới nhất.

Chọn Học kỳ

Xem Phần Trăm Chi Tiết Cột Điểm

Ở từng học kỳ, hệ thống sẽ liệt kê những môn học của Giảng viên trong học kỳ đó. Để xem phần trăm chi tiết từng cột điểm của môn học, giảng viên chọn nút Chi tiết tương ứng với môn học trong cột Phần Trăm Cột Điểm.

Xem phần trăm cột điểm

Phần trăm cột điểm

Chọn Môn học/Nhóm lớp để nhập điểm

Giảng viên chọn tiếp nút Edit trong cột Xem trên từng môn học để xem danh sách các nhóm lớp tương ứng cho môn học đã chọn (và bắt đầu nhập điểm).

Chọn Nhóm lớp

Giảng viên chọn nhóm lớp tương ứng bằng cách đánh dấu vào ô checkbox trong cột Chọn và nhấn nút Nhập Điểm để bắt đầu nhập điểm.

Giảng viên cũng có thể chọn nhập điểm cho nhiều hơn một nhóm lớp cùng lúc. Ví dụ như khi cần nhập điểm cho một xấp bài làm đã chấm của các SV ở nhiều nhóm khác nhau, GV có thể chọn cùng lúc các nhóm này để nhập điểm. Chú ý để tránh sai sót.

Chọn Nhóm lớp để nhập điểm

Nút Trở Lại dùng để trở lại màn hình chính.

Các chức năng Khóa Nhanh (nút Khóa), Xuất Bảng Ghi Điểm (nút Xuất) và Nhập Xuất Excel (nút Nhập, Xuất) sẽ được đề cập phía dưới bài viết này.

Các chức năng thuận tiện

Chọn Cột điểm để nhập điểm

Khi đã chọn xong các nhóm cần nhập điểm, hệ thống sẽ hiển thị danh sách Sinh viên và điểm đang có của các Sinh viên trong (các) nhóm lớp vừa chọn. Để nhập điểm cho cột điểm nào, GV chọn cột điểm tương ứng từ mục Chọn cột điểm. Trong hình ví dụ, cột điểm Kiểm tra giữa kỳ chiếm 50% và cột điểm Thi cuối kỳ chiếm 50%. Ở phiên bản này, tất cả các môn học chỉ có 02 cột điểm: Kiểm tra và Thi. Tỉ lệ điểm, cách tính/quy đổi theo quy định hiện hành. (Trong tương lai, các cột điểm và tỉ lệ điểm lấy từ Đề cương môn học áp dụng cho học kỳ được chọn.)

Chọn Cột điểm

Khi chọn Tất Cả Cột Điểm, hệ thống hiển thị danh sách SV và tất cả các cột điểm của SV. Trong trường hợp này, GV có thể xuất điểm ra tập tin .xls bằng chức năng Xuất Ra Excel.

Sau khi chọn xong cột điểm để nhập, hệ thống sẽ hiển thị danh sách SV và các ô nhập điểm cho từng SV (Xem mục kế tiếp).

Lọc Nhóm tổ

Hiện nay, một nhóm lớp môn học có thể được chia thành nhiều Nhóm tổ để tổ chức kiểm tra/thi. Khi nhập điểm theo từng túi bài kiểm tra/thi, GV cần lọc danh sách theo từng nhóm tổ để việc nhập điểm nhanh chóng và dễ dàng. Trong một số trường hợp, có thể có 2 nhóm tổ khác nhau được ghép chung một phòng kiểm tra/thi, GV lọc để lấy danh sách Sinh viên của các nhóm tổ tương ứng này để nhập điểm theo túi bài kiểm tra/thi cho dễ.

Lọc nhóm tổ

Cách nhập điểm

Có 02 cách nhập điểm như sau:

Nhập điểm nhanh (theo Mã số Sinh viên)

Giảng viên nhập Mã số Sinh viên (MSSV) vào ô Mã số sinh viên trong khung Nhập điểm nhanh, hệ thống sẽ kiểm tra MSSV đó có trong danh sách SV hay không. Nếu có, hệ thống sẽ hiển thị tên của SV ở dưới ô nhập, và con trỏ sẽ nhảy đến ô Điểm để GV tiếp tục nhập điểm vào. GV nhấn phím Enter trên bàn phím hoặc nhấn nút Nhập Điểm để hoàn tất nhập điểm cho một SV.

Nhập điểm nhanh

Hệ thống sẽ nhảy con trỏ về lại ô Mã số sinh viên để GV có thể tiếp tục nhập điểm cho một SV khác.

Lưu ý: với cách nhập điểm này, điểm của từng SV sẽ được lưu trực tiếp vào trong hệ thống.

Nhập điểm theo danh sách

Giảng viên đưa con trỏ vào ô ở cột Điểm tương ứng cho một SV và nhập điểm vào ô này. GV có thể nhất phím Enter trên bàn phím để nhảy xuống hàng kế tiếp. Ngoài ra, GV có thể dùng các phím mũi tên lên và mũi tên xuống trên bàn phím để di chuyển giữa các SV.

Nếu danh sách SV quá dài, GV cuộn màn hình lên hoặc xuống để tìm thấy đúng SV muốn nhập điểm.

Lưu ý quan trọng: Sau khi nhập xong, GV nhấn nút Lưu Tất Cả để lưu toàn bộ điểm vào trong hệ thống. Nếu không, các điểm nhập bằng hình thức này sẽ không được lưu vào hệ thống.

Quy định về điểm và cảnh báo lỗi

Giảng viên chỉ có thể nhập các điểm từ 00 đến 10 với các số lẻ 0.5. Ví dụ các điểm sau là hợp lệ: 0, 0.5, 5, 7.5, 9, 10 và các điểm sau là không hợp lệ: 0.3, 7.8, 10.2.

Ngoài ra, GV có thể dùng thêm hai điểm sau: 11 (điểm cấm thi) và 13 (điểm vắng thi). Hai điểm này sẽ được quy đổi tương đương với điểm 0 (zero) khi tính điểm tổng kết.

Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo bằng nền vàng ở ô nhập điểm khi GV nhập không đúng quy định.

Cảnh báo lỗi nhập điểm không hợp lệ

Khóa Cột điểm

Sau khi hoàn tất nhập điểm của một cột điểm và không muốn thay đổi hay hiệu chỉnh, GV có thể Khóa cột điểm này lại. Chọn nút Khóa Cột Điểm để thực hiện thao tác này. Cột điểm sau khi đã khóa xong chỉ có thể được mở khóa bởi Phòng Đào tạo (liên hệ Tổ Xử lý Dữ liệu - Nhà A5 để được mở khóa).

Khi khóa, hệ thống sẽ kiểm tra xem có còn SV nào chưa được nhập cột điểm này chưa, nếu vẫn còn thì hệ thống không cho khóa.

Tìm thấy SV chưa nhập điểm

Trong trường hợp này, GV có thể dùng chức năng Lọc sinh viên chưa có điểm để chỉ hiển thị các SV chưa được nhập điểm mà thôi. Chức năng này giúp việc kiểm tra nhanh chóng và dễ dàng.

Lọc các SV chưa có điểm

Khóa nhanh Cột điểm

Trong trường hợp các GV không muốn khóa điểm mỗi khi nhập điểm mà để đến cuối học kỳ mới khóa (cuối học kỳ mới hoàn tất nhập điểm), các GV có thể dùng chức năng Khóa Nhanh (Xem thêm mục Chọn Môn học/Nhóm lớp để nhập điểm) ở ngay màn hình đầu tiên khi chọn nhóm lớp. Hệ thống sẽ cho phép các GV chọn cột điểm để khoá.

Chọn cột điểm để khóa nhanh

Xuất dữ liệu ra tập tin .xls

Trong trường hợp cần thiết, GV có thể xuất danh sách SV và điểm ra tập tin .xls (Bảng tính / Excel / Calc...). GV có thể dùng danh sách này để tính toán các cột điểm thành phần khác, trước khi tổng hợp lại thành các cột điểm theo đúng quy định hiện hành.

Xuất dữ liệu ra tập tin .xls

Nhập dữ liệu từ tập tin .xls

Trong trường hợp GV có điểm trong một tập tin .xls (Bảng tính / Excel / Calc...), GV có thể nạp dữ liệu này vào hệ thống thay vì nhập bằng tay.

Nạp dữ liệu từ tập tin .xls

Lưu ý:

• Dữ liệu điểm phải để trong Sheet đầu tiên trong tập tin .xls.
• Cột MSSV phải ở dạng văn bản (TEXT trong Excel). Vì MSSV thường là một dãy số nên khi nhập liệu, cần phải nhập dữ liệu ở định dạng kiểu TEXT.
• Cột điểm phải tuân theo nguyên tắc điểm hợp lệ như đã nói trong mục Quy định về điểm và cảnh báo lỗi.
• Dòng đầu tiên trong tập tin .xls phải là dòng tiêu đề và dòng ngay sau đó phải là dòng dữ liệu (điểm).
• Tập tin phải có các cột sau: một cột chứa MSSV, một hoặc vài cột chứa điểm.
• Cách đặt tên cột trong tập tin .xls là không quan trọng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phần mềm có thể không nhận diện được một số ký tự đặc biệt nên sẽ báo lỗi sai.
• Nếu dữ liệu nhập vào không hợp lệ (Ví dụ sai MSSV), GV cần phải chỉnh sửa dữ liệu và tiến hành nạp dữ liệu lại từ đầu.
• Dữ liệu nạp từ tập tin sẽ được ghi đè vào dữ liệu đang có trong hệ thống.

Gợi ý:

• GV nên xuất dữ liệu ra tập tin .xls từ hệ thống rồi dùng tập tin này để vô điểm và nạp điểm từ tập tin này lại vào hệ thống.

Sau khi nạp dữ liệu từ tập tin .xls lên hệ thống, GV cần chọn các cột điểm trong hệ thống ánh xạ tương ứng với từng cột trong tập tin. Phiên bản hiện nay không bắt buộc tất cả các cột điểm phải được nạp cùng một lúc. GV nạp cột điểm nào thì chọn cột điểm đó để ánh xạ, các cột điểm GV không chọn, hệ thống sẽ không lấy dữ liệu. GV nên lưu ý kỹ khi ánh xạ, tránh các trường hợp nạp nhầm cột điểm.

Ánh xạ cột dữ liệu

Sau khi nhấn nút Lấy Dữ lệu, hệ thống sẽ đọc dữ liệu lên để GV kiểm tra lại.

Nạp dữ liệu

Khi đã đảm bảo dữ liệu nạp là đúng đắn, GV nhấn nút Lưu Dữ liệu để hệ thống lưu dữ liệu và kết thúc quá trình nạp dữ liệu.

Nạp dữ liệu thành công

Trong trường hợp dữ liệu có sai sót, hệ thống sẽ cảnh báo để GV kiểm tra và nạp lại.

Nạp dữ liệu không thành công

In Bảng ghi điểm để nộp

Sau khi hoàn tất toàn bộ quá trình nhập điểm cho một môn học và đã khóa các cột điểm, GV có thể in Bảng ghi điểm, ký tên, ghi ngày ghi điểm, lấy xác nhận của Khoa/Bộ môn và nộp về Phòng Đào tạo theo quy định hiện hành. Để in, GV chọn nút Xuất trong cột Xuất Bảng Ghi Điểm ở màn hình chọn nhóm lớp (Xem thêm mục Chọn Môn học/Nhóm lớp để nhập điểm).

Bảng ghi điểm học kỳ

Đối với các nhóm lớp chưa khóa dữ liệu, Bảng ghi điểm khi xuất ra sẽ có thêm dòng chữ Bảng Nháp in chìm. Phòng Đào tạo không nhận bảng nháp này.

Cảnh báo bảng in nháp

Bảng ghi điểm học kỳ - Bảng nháp

Lưu ý quan trọng:

• Theo quy định hiện nay, GV cần ký tên vào đủ các bảng ghi điểm kiểm tra và thi của lớp và kèm theo bảng ghi điểm in từ phần mềm này để nộp về Phòng Đào tạo.
• GV cần phải khóa tất cả các cột điểm trước khi in để đảm bảo sau khi nộp điểm, dữ liệu điểm không bị thay đổi. Phòng Đào tạo nhận Bảng ghi điểm học kỳ và đối chiếu điểm trên bảng giấy với dữ liệu trong hệ thống. Bảng in có ký tên của GV là bảng có giá trị pháp lý.
• Thủ tục sửa điểm sau khi nộp điểm theo quy định hiện hành.